HELSINGIN KARATEKLUBI RY:N TIETOSUOJASELOSTE
1. REKISTERINPITÄJÄ
Helsingin karateklubi ry, Rannnikkolaivurinkuja 6 C 3, 00850 Helsinki
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Keijo Mikkonen, p.041 5307330, keijo.mikkonen@asahi.fi
3. REKISTERIN NIMI
Helsingin karateklubi ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. REKISTERÖIDYT
Rekisteri koostuu Helsingin karateklubi ry:n suorista jäsenistä,kunniajäsenistä sekä kannatusjäsenistä.
5. REKISTERIN PITÄMISEN JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTEET JA KÄYTTÖTARKOITUS
Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenten osalta Helsingin karateklubi ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
– ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
– jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
– harrastustoiminnan, tapahtumien ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
– toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
Tietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Helsingin karateklubi ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Helsingin karateklubi ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen, ostolaskutus ja tilastointi.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA REKISTERÖITYJEN RYHMÄT
Nimi,syntymäaika,yhteystiedot (jäsenet ja huoltajat)
Muut tiedot: sportti id, tieto vakuutuksen maksusta, laskutustiedot, lupa valo- tai videokuvaamiseen, jäsenen antamat muut tiedot yhdistykselle
Rekisteröityjen ryhmät: jäsen, harrastaja, kilpailija, valmentaja, hallituksen jäsen, puheenjohtaja, rahastonhoitaja, vyöarvo (vyön väri), aikuiset, lapset, alkeiskurssilaiset sekä tarvittavat muut jäsenjaottelut
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
– yhdistyslain 11 § :n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi ja kotipaikka
– alaikäisen jäsenen osalta tarpeelliset suostumukset esim.jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen.Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot.
– jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
– yhteystiedot ( postiosoite,sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
– ( valokuva)
– tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan ja koulutustilaisuuksiin
– muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden aikana.Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Helsingin karateklubi ry:lle.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
– Suomen karateliitto ry (kilpailevien jäsenten tiedot: nimi, syntymäaika, kilpailusarja ja tarvittaessa valokuva)
– Vakuutusyhtiöt
– Suomen karateliitto ry:n jäsenseuran rekisterinpitäjät ( jäsenen ilmoittaminen kilpailuihin: nimi, syntymäaika, vakuutustiedot)
– Yhteistyöyritykset ( leirit, hotelliyöpymiset: nimi, syntymäaika, postiosoite)
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti muutoin luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia ja jäsenviestintää.
8. SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla.Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarpeen toteuttamiseksi.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen.myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot on varmennettu kaksinkertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa.Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Helsingin karateklubi ry 15.08.2019